📈 Balance par catégorie
| Catégorie | Dépenses | Recettes | Balance | Opérations |
|---|
🏦 Soldes & commentaires généraux
🗒️ Notes —
| Date | Libellé | Débit | Crédit | Catégorie | Actions |
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Gestion des catégories
| Nom | Opérations | Balance |
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🧾 Factures
| Date | Montant | Payé | Facture |
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💶 Paiements
| Date | Montant |
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👥 Participations des parents
| Nom | Prénom | Enfant(s) | Classe | École | Versements | Type | Montant | Pointé |
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Exercices disponibles
Sauvegardes
Une sauvegarde enregistre une copie de tous les exercices à l'instant où vous la créez. La restauration écrase les données actuelles des exercices concernés, mais un point de retour est créé automatiquement juste avant : il apparaît dans cette liste et permet de revenir en arrière.
🚀 Bien démarrer
Cette application sert à suivre les recettes et dépenses de l'association : on importe le relevé bancaire, puis on classe chaque opération dans une catégorie (un événement, un type de dépense…). À tout moment, le tableau de bord donne la balance globale et par catégorie.
📁 Les exercices
Un exercice correspond à une année comptable de l'association (par exemple 2024-25). Chaque exercice possède ses propres opérations et catégories.
- Changer d'exercice : utilisez le menu déroulant en haut de la barre latérale.
- Créer un exercice : menu « Exercices » → bouton + Nouveau. Respectez le format
AAAA-AA(ex.2025-26).
💾 Sauvegardes
Depuis la page « Exercices », la carte « Sauvegardes » permet de créer, restaurer et supprimer des instantanés de toutes vos données.
- Créer une sauvegarde : bouton 💾 Créer une sauvegarde. Une copie de tous les exercices est enregistrée avec la date et l'heure du jour.
- Restaurer : bouton ♻️ Restaurer sur une sauvegarde de la liste. Toutes les opérations, catégories et commentaires des exercices concernés sont remplacés par ceux de la sauvegarde.
- Supprimer : bouton 🗑️ pour libérer une sauvegarde devenue inutile.
👥 À plusieurs sur l'application
Le mot de passe étant partagé, plusieurs personnes du bureau peuvent travailler en même temps. Deux garde-fous existent :
- Textes riches : si quelqu'un modifie les commentaires généraux ou les notes d'une catégorie pendant que vous les rédigez, l'enregistrement est refusé plutôt que d'écraser silencieusement son travail. Votre texte reste à l'écran et l'application vous demande si vous voulez tout de même imposer votre version.
- Le reste ne se marche pas dessus : opérations, factures, participations… chaque enregistrement ne touche que la ligne concernée. Deux personnes peuvent saisir en parallèle sans risque.
📥 Importer un relevé bancaire
Depuis votre espace bancaire, exportez le relevé au format CSV ou Excel (.xlsx), puis cliquez sur « Importer CSV/XLSX » dans le menu.
- Glissez-déposez le fichier ou cliquez pour le choisir.
- Un aperçu des premières lignes s'affiche : vérifiez que les colonnes Date, Libellé, Débit et Crédit sont correctement associées (l'application essaie de les détecter automatiquement).
- Pour un fichier Excel à plusieurs feuilles, sélectionnez la bonne feuille.
- Validez : les opérations sont ajoutées à l'exercice en cours, sans catégorie.
JJ/MM/AAAA sont reconnues automatiquement.📋 Gérer les opérations
La page « Opérations » liste toutes les lignes du relevé.
- Affecter une catégorie : utilisez le menu déroulant dans la colonne « Catégorie ». La sauvegarde est immédiate.
- Rechercher / filtrer : par texte (libellé), par catégorie, ou par type (débit / crédit).
- Ajouter une opération manuelle : bouton + Ajouter.
- Modifier ✏️ ou supprimer 🗑️ une opération via les boutons d'action.
🏷️ Les catégories
Les catégories servent à regrouper les opérations (événements, types de dépense…). Exemples : « Loto », « Fête des écoles », « Fonctionnement ».
- Ajouter : page « Catégories » → + Ajouter.
- Réordonner : glissez-déposez les lignes avec la poignée ⠿.
- Importer depuis un autre exercice : bouton 📥 Importer depuis… pour reprendre la liste d'une année précédente.
- Supprimer : les opérations rattachées repassent simplement en « Non affecté » (elles ne sont pas perdues).
📎 Les justificatifs
Vous pouvez attacher une facture ou un ticket à chaque opération.
- Sur une ligne, cliquez sur ➕ (aucun justificatif) ou 📎 (justificatif présent).
- Glissez-déposez ou choisissez un fichier image (JPEG, PNG, GIF, WEBP) ou PDF, jusqu'à 10 Mo.
- Cliquez sur le justificatif pour le visualiser, ou supprimez-le pour le remplacer.
⚡ Actions groupées
Pour traiter plusieurs opérations d'un coup, cochez-les (ou cliquez sur leur ligne). Une barre d'actions apparaît :
- 🏷️ Catégoriser toutes les opérations sélectionnées en une fois.
- 📁 Déplacer vers… un autre exercice (utile en cas d'erreur d'année).
- 🗑️ Supprimer la sélection.
📊 Le tableau de bord
Le tableau de bord résume l'exercice en cours :
- Total Recettes / Total Dépenses / Balance : les grands indicateurs en haut.
- Balance par catégorie : détail des recettes, dépenses et solde pour chaque catégorie, avec le nombre d'opérations. Cliquez sur une ligne pour ouvrir directement les opérations de cette catégorie.
- La ligne « Non affecté » regroupe les opérations encore sans catégorie.
- Soldes & commentaires généraux : tout en bas, trois champs libres (compte courant, livret A, livret compte titre) et un éditeur de texte enrichi pour le mot général de l'exercice. N'oubliez pas d'« enregistrer » : ces informations sont reprises sur la première page de l'export PDF.
🥐 Les collations
Cette page tient le compte du fournisseur de collations : les factures d'un côté, les paiements de l'autre. Les deux listes sont indépendantes — inutile d'associer un règlement à une facture précise.
- Ajouter une facture : bouton « + Facture ». Renseignez la date et le montant, cochez « Facture payée » si elle est déjà réglée, et joignez si vous le souhaitez le PDF (ou une photo) de la facture, jusqu'à 10 Mo. Les factures arrivant environ tous les 10 jours, la date proposée est celle de la dernière facture + 10 jours : corrigez-la si besoin.
- Ajouter un paiement : bouton « + Paiement », avec sa date et son montant.
- Solde dû : total facturé moins total réglé. La tuile est rouge tant qu'il reste à payer, verte quand le compte est soldé (ou qu'une avance a été versée).
- La case « Payé » est un simple pointage, facture par facture : elle n'entre pas dans le calcul du solde. La tuile « Factures à pointer » compte celles qui ne sont pas encore cochées. Vous pouvez cocher ou décocher directement dans la liste.
- L'icône 📄 d'une ligne ouvre la facture jointe dans un nouvel onglet. Le crayon modifie la ligne, la corbeille la supprime — supprimer une facture supprime aussi le fichier joint.
👥 Les participations des parents
Le bloc du bas recense la participation versée par chaque famille. Bouton « + Participation » : nom, prénom, enfant(s), classe, école (Monthou-sur-Cher ou Thenay), nombre de versements (1x, 2x ou 3x), type de règlement (chèque ou espèce) et montant, proposé à 42 € par défaut.
- Pointer les versements : la colonne Pointé affiche une case par versement — une seule pour un règlement en 1x, trois pour un règlement en 3x. Cochez chaque case au fur et à mesure des encaissements ; le compteur à côté (par exemple 2/3) indique où vous en êtes.
- Participations : la somme des montants attendus de toutes les familles. La ligne du dessous rappelle combien a été réellement encaissé, au prorata des cases cochées.
- Balance participations : total des participations moins le total des paiements versés au fournisseur. Elle indique si les contributions des familles couvrent les sorties d'argent.
- Si vous changez le nombre de versements d'une famille déjà pointée, les cases déjà cochées sont conservées dans la limite du nouveau nombre.
- Import XLSX : le bouton « 📥 Import XLSX » remplit la liste depuis un tableur (Excel ou CSV) plutôt qu'à la main. Seule la colonne Nom est indispensable : une simple liste d'élèves fournie par l'école suffit, les colonnes absentes prenant les valeurs par défaut que vous choisissez dans la fenêtre (école, versements, type, montant). L'application reconnaît les colonnes toute seule et vous montre, avant d'écrire quoi que ce soit, combien de familles seront importées, lesquelles sont déjà présentes et quelles lignes sont rejetées et pourquoi. Une case permet de remplacer la liste existante plutôt que de compléter.
- Aller-retour : un fichier issu de l'« Export XLSX » se réimporte tel quel, pointage compris — pratique pour corriger une longue liste dans Excel puis la renvoyer. La ligne de total du fichier est ignorée automatiquement.
- Export XLSX : le bouton « 📊 Export XLSX » télécharge la liste complète au format tableur, avec pour chaque famille le montant, les versements pointés, l'encaissé et le reste dû, et une ligne de total en bas. Les montants sont exportés en nombres : vous pouvez les trier et les additionner directement dans Excel ou LibreOffice.
📄 Export PDF
Le bouton « 📄 Export PDF », en haut du tableau de bord, génère un rapport comptable téléchargeable en un clic.
- Synthèse globale : total des dépenses et des recettes de l'exercice (hors Trésorerie).
- Soldes des comptes et commentaires généraux : sous les quatre indicateurs de la première page, repris des champs saisis en bas du tableau de bord (les cases laissées vides sont simplement omises).
- Résultat par catégorie : une fiche par catégorie (hors Trésorerie), triées de la meilleure à la moins bonne balance — titre et résultat, un petit graphique comparant dépense et recette, puis le commentaire de la catégorie s'il a été renseigné. Les barres sont à la même échelle pour toutes les catégories : leurs longueurs sont donc comparables d'une fiche à l'autre.
❓ Questions fréquentes
Mes données sont-elles sauvegardées automatiquement ?
Chaque modification est enregistrée immédiatement sur le serveur, mais aucune sauvegarde n'est créée automatiquement. Pensez à utiliser régulièrement le bouton « 💾 Créer une sauvegarde » de la page « Exercices » (voir « Sauvegardes »).
J'ai été déconnecté(e), est-ce normal ?
La session expire après plusieurs heures d'inactivité, par sécurité. Reconnectez-vous simplement avec le mot de passe.
Puis-je corriger un montant importé ?
Oui : cliquez sur ✏️ en face de l'opération pour modifier la date, le libellé ou les montants.
Une opération apparaît deux fois.
L'import ignore automatiquement les lignes déjà présentes (même date, même montant), mais un doublon reste possible s'il a été ajouté manuellement. Sélectionnez-le et utilisez « 🗑️ Supprimer ».
Comment revenir en arrière après une erreur importante ?
Si une sauvegarde récente existe (page « Exercices »), utilisez « ♻️ Restaurer ». Sinon, la correction se fait manuellement (modifier ✏️ ou supprimer 🗑️ les opérations concernées).
Comment mettre en forme le commentaire d'une catégorie ?
Cliquez sur la catégorie depuis le tableau de bord : un éditeur simple apparaît en haut de la page « Opérations », avec gras, italique, souligné, taille, couleur et liste à puces.
Comment changer le mot de passe ?
Le mot de passe se modifie côté serveur : contactez la personne responsable de l'installation (voir le fichier README technique).
Peut-on donner un accès à quelqu'un sans qu'il puisse tout modifier ?
Oui : un second mot de passe optionnel donne un accès en lecture seule (consultation des exercices, opérations, catégories, justificatifs, export PDF, sans rien pouvoir créer, modifier ou supprimer). Il se configure côté serveur — voir la personne responsable de l'installation. Un bandeau « 👁️ Accès en lecture seule » s'affiche dans le menu quand ce mode est actif.